Fuente: Artículo Slimstock
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Dentro del marco de reducción de costes en los que cualquier
empresa se ve sometida en la actualidad, reducir el capital
circulante se ha convertido para algunas distribuidoras farmacéuticas
en un elemento clave. En el mundo del aprovisionamiento y la gestión
de los stocks, uno de los factores que determinan el crecimiento de
la obsolescencia y la generación de exceso de stock son las unidades
logísticas empleadas. Este artículo mostrará cuales son los
principales errores que se cometen con el uso de las unidades
logísticas dentro del aprovisionamiento, concretamente en el sector
de la distribución farmacéutica.
¿Qué son las unidades logísticas?
La unidad logística se podría definir como una agrupación de
unidades de un producto. Esta agrupación tiene como finalidad
facilitar tanto la distribución de los artículos que contienen como
su almacenamiento.
La unidad logística más pequeña es la propia unidad indivisible
del producto y la unidad más grande puede llegar a ser, por ejemplo,
el contenedor (pasando por los fajados, las cajas de origen y los
palets). La manutención en la cadena de suministro vendrá
condicionada directa e indirectamente por la unidad logística con la
que se realice. Los costes asociados, el tiempo dedicado así como
las condiciones contractuales con los proveedores serán muy
diferentes teniendo en cuenta qué unidad se va a usar.
Conociendo la gran importancia que tiene a nivel de costes, la
elección de una unidad u otra representa, en la mayoría de las
ocasiones, la diferencia entre tener un stock equilibrado, vivo y
ágil o tener un stock con mucha obsolescencia, de baja rotación y
de lenta adaptación a los cambios bruscos del mercado.
El problema de las unidades logísticas
El principal problema existente en el uso de las diferentes
unidades logísticas es la tendencia a usar unidades mayores,
normalmente unas unidades que facilitan tanto el proceso de compra
como el proceso de recepción de los pedidos. Hay muchos factores
determinantes en este punto del aprovisionamiento. Pedidos grandes
para reducir la frecuencia de los mismos, uso de unidades que
faciliten las entradas en los almacenes, la propia capacidad de la
entrada en el almacén o la propia eficiencia de este proceso. En
innumerables ocasiones, existe la creencia que tener un proceso de
aprovisionamiento optimizado significa que las playas de los
almacenes estén vacías a final de la jornada. Si se consigue este
objetivo, normalmente es a base de usar unidades logísticas cómodas
para el proceso de recepción de mercancía. Esto siempre provoca un
incremento del stock, los costes financieros del mismo sobrepasan con
creces la inversión necesaria para mejorar el proceso de
aprovisionamiento y, sobretodo, de recepción de la mercancía en el
almacén.
Esto no es de extrañar teniendo en cuenta que la mayoría de las
empresas desconocen con exactitud cuál es el nivel de stock que
deberían tener para ofrecer el nivel de servicio que desean sus
clientes. En cambio, hay empresas distribuidoras farmacéuticas que,
desde que han decidido optimizar el proceso de aprovisionamiento,
conocen exactamente qué nivel de stock necesitan y, por lo tanto,
cuentan con las herramientas necesarias que les permiten determinar
dónde dedicar los costes, bien en el inmovilizado de su almacén o
bien en la mejora de procesos.
Algunas de las herramientas de optimización del inventario
existentes en el mercado ofrecen numerosas soluciones a estas
distribuidoras para que puedan decidir de manera ágil y dinámica
qué solución adoptar en cada caso.
La pérdida de información
Para un uso óptimo y eficiente de las unidades logísticas, lo
primero que hay que conocer es qué unidades tiene la empresa a su
disposición para pedir. Esta información debe ser ofrecida por
parte de los distintos proveedores de cada uno de los artículos del
surtido. Aunque parezca una obviedad, no siempre se conocen todas las
opciones disponibles y las condiciones de precio de cada una de
ellas. Esta falta de información es una de las causas de la elección
de la unidad logística equivocada, que es la causa de muchos de los
problemas que tienen las distribuidoras farmacéuticas con su stock.
Los sistemas de optimización de stock anteriormente mencionados,
trabajan sobre todas y cada una de las diferentes unidades
disponibles para cada artículo y determinan cual es la unidad más
conveniente a pedir en cada ocasión. De esta manera, facilitan una
herramienta determinante que les ayuda a determinar cómo y dónde
quieren invertir los costes del proceso de aprovisionamiento y
recepción.
La unidad óptima
La elección de la unidad logística óptima de pedido debe ser
determinada teniendo en cuenta diferentes factores. El primer factor
y el más determinante es el objetivo estratégico de la empresa. En
base a este objetivo, que todas ellas deberían tener definido, se
deben crear todos y cada uno de los criterios para poder llegar a
cumplirlo. Uno de estos criterios y puede que el más determinante es
el nivel de servicio que se quiere ofrecer al cliente. El nivel de
servicio debe ser determinado en función de, por ejemplo, de la
clasificación ABC de los artículos, por su familia, por su
rotación, etc. La determinación de la unidad logística óptima
debe basarse en los costes integrales de cada artículo, compuesto
por los costes de posesión y de pedido.
EOQ y cobertura de stock
La EOQ o la cantidad económica de compra es aquella cantidad a
pedir que optimiza tanto los costes de pedido como los costes de
posesión. Para poder calcular esta cantidad, es necesario saber qué
porcentaje de los costes de posesión recae sobre cada artículo y el
coste de realización del propio pedido. La cantidad que minimiza
ambos costes será la cantidad óptima.
Las herramientas de previsión de la demanda y optimización de
inventarios deberían ser capaces de calcular la cantidad económica
de compra para cada SKU considerando las unidades logísticas que
ofrece cada proveedor así como los descuentos asociados a estas
cantidades. Por lo tanto, una empresa que disponga de toda esta
información y de una solución de optimización de stock, podrá
determinar de manera automática qué cantidad le minimiza los costes
integrales del proceso de aprovisionamiento y almacenamiento.
Recientemente, algunas de las distribuidoras farmacéuticas que
cuentan con estas soluciones informáticas de aprovisionamiento están
empezando a usar estos módulos de cálculo de la EOQ para optimizar
sus costes integrales.
Por otro lado, el criterio de elección de la unidad logística
más usada en el sector es la cobertura de stock. Esto representa
otra ventaja competitiva para las empresas que cuentan con estas
soluciones mencionadas. Disponer de unas previsiones de venta fiables
en más de un 90% les permite determinar qué cobertura de stock
pueden ofrecer por cada una de las unidades logísticas que ofrece el
proveedor. Si se conocen las coberturas de cada una de las unidades
logísticas mediante las previsiones de demanda, se puede simular qué
cantidad de sobre stock existirá en función de qué unidad se use,
pudiéndolo cotejar con los costes de los procesos tanto de compra
como de recepción. De esta manera, se dispone de la capacidad
analítica necesaria para evaluar ambos escenarios, pudiendo evaluar
la decisión a tomar en función de las necesidades. Aumentar la
frecuencia de los pedidos con unidades logísticas pequeñas puede
saturar las entradas de los almacenes provocando tapones y roturas de
stock. En cambio, aumentar la frecuencia de los pedidos a
consecuencia de usar unidades logísticas más grandes, facilita las
entradas en los almacenes en detrimento de una subida de stock. Es
preferible tener un menor stock invirtiendo el ahorro en costes en la
mejora continua de los procesos de aprovisionamiento y recepción de
mercancía, dando agilidad al stock y valor añadido a los recursos y
procesos directamente relacionados.
Los pequeños detalles
Por lo visto anteriormente, queda claro que los detalles a veces
cobran una importancia inesperada. El uso de una unidad logística
concreta para un artículo puede provocar desde un pequeño exceso de
stock hasta una obsolescencia indeseada. Está demostrado que, en
aprovisionamiento, una mala primera compra o una unidad logística
mal usada representan uno de los principales motivos de la
obsolescencia de una empresa. Por ello, es recomendable dar la
importancia que se merece a la elección de una buena unidad
logística, la cual nos puede hacer aumentar o reducir
considerablemente los costes integrales y, por lo tanto, la
rentabilidad de nuestra empresa.
Acerca de Arnau Peris
Arnau Peris es consultor sénior de Slimstock. Cuenta con más de
5 años de experiencia en implantaciones de Slim4, la herramienta
líder de previsión de la demanda y optimización de inventarios.
Su labor consiste en comprender las necesidades de cada cliente,
estudiar sus procesos e implementar mejoras para hacer su cadena de
suministro más eficiente.
En el sector farmacéutico ha sido responsable de proyectos de
implantación en empresas como Federació Farmacéutica, Cooperativa
Farmacéutica del Noroeste, Cooperativa Farmacéutica Gallega,
Cooperativa Farmacéutica Leonesa, Cooperativa Farmacéutica de
Zamora y Valladolid y Cooperativa farmacéutica Abulense.
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